Az ICTMS célja, hogy az Megrendelő üzleti tevékenységének megfelelő szakmai informatikai hátteret biztosítson, Interneten és intraneten oldja meg a vállalkozás adminisztrációs és üzletkötési feladatait, szerződéseit. Pontosítva:

E tekintetben a szakmai informatika területnek nem képezi részét a tevékenység számviteli és jogi vetületének kezelése.

2. Az ICTMS funkcionalitásával szembeni általános felhasználói elvárások

3. Az ICTMS műszaki háttere

4. Az ICTMS funkcionális feladatleírása
 
A ICTMS funkcionalitási, munkafolyamati, informatikai és programozás technikai szempontok mentén az alábbi modulokból kerül felépítésre:

4.1. Partner adatbázis modul (CM)

4.1.1. A modul feladata

4.1.2. Kezelendő adatok köre

4.1.3. Funkciók

4.2. Ajánlatok adatbázis modul (OM)

4.2.1. A modul feladata

4.2.2. Kezelendő adatok köre

4.2.3. Funkciók

4.3. Termék/szolgáltatás kiajánló modul (SM)

4.3.1. A modul feladata

4.3.2. Kezelendő adatok köre

4.3.3. Funkciók

4.4. Projektkövető modul (PMM)

4.4.1. A modul feladata

Az igény szerint megjelölt céges munkafolyamat lekövetése, a munkafolyamatok koordinálása és ellenőrzése az alábbi projektfázisokra vonatkozóan:

4.4.2. Kezelendő adatok köre

4.4.3. Funkciók

4.5. Vezetői információs modul (IM)

4.5.1. A modul feladata

A vertikális adatgyűjtés biztosítása, a CM, OM és PMM modulokban keletkező adatok összegyűjtése, vezetői információkká konvertálása döntéshozatali, ellenőrzési és értékelési feladatok támogatására jelentések és statisztikák révén.

4.5.2. Kezelendő adatok köre

4.5.3. Funkciók

4.6. Jogosultsági rend modul (AM)

4.6.1. A modul feladata

A ICTMS egyes moduljainak, funkcióinak, adatainak jogosultsághoz rendelése adatvédelmi és biztonsági megfontolásokból. Az AM biztosítja, hogy bármely a rendszerben megtalálható adatot csak az arra jogosult felhasználó tekinthet meg, illetve az azokkal való műveletek körét is felhasználói jogosultsághoz rendeli (megtekintés, rögzítés, módosítás, törlés, archiválás).

4.6.2. Kezelendő adatok köre

4.6.3. Funkciók

4.7. Adattörzs rend modul (MM)

4.7.1. A modul feladata

Az ICTMS egyes moduljai működésének, illetve a felhasználók munkájának támogatása, a fix pontok kerülése és az adatműveleti funkciókba bevont adatok szintaktikai kötöttsége okán meghatározott törzsadatok kiszolgálása, azok rögzítése, törlése, módosítása.

4.7.2. Kezelendő adatok köre

4.7.3. Funkciók

4.8. Rendszernapló modul (SYM)

4.8.1. A modul feladata

A felhasználói események naplózása különös tekintettel a CM és OM modulokban végzett munkákra, az ott bekövetkező változások időbeni visszakereshetősége, adott múltbeli időpont adatainak visszaállítása, és az adatmódosítások felhasználókhoz való kapcsolhatósága céljából.

4.8.2. Kezelendő adatok köre

4.8.3. Funkciók

4.9. Rendszerellenőrző és karbantartó modul (SYM)

4.9.1. A modul feladata

A SYM feladata a rendszer működésének optimalizálása, az esetlegesen felmerülő implicit (felhasználó előtt meg nem jelenő hibák) kiszűrése, megjelenítése, az egyes rendszerfolyamatok sikerességének ellenőrzése, az üzembiztonság támogatása.

4.9.2. Kezelendő adatok köre

4.9.3. Funkciók

4.10. Egyéb

5. Sales modul - feladat áttekintése

A Megrendelő sales tevékenységének informatikai támogatása:

5.1. Funkcionális áttekintés

A sales modul a kitűzött célokkal összhangban – melyek alapját az üzleti folyamatok képezik – az alábbi funkcionális területekre bontható:
Cégadatbázis
          o A tevékénység alapját képező cégadatbázis, mely tárolja a cégadatokat
          o Híváslista képzés alapjául szolgál.
          o Személyes találkozó bejegyzés alapjául szolgál.
          o Kiszolgálja a jelentéseket.
Eseménytörténet: a telemarketinges és üzletkötői tevékenység adatainak tárolása céghez és felhasználóhoz kapcsoltan:
          o Céghez kapcsolódva látható a cég megkeresésének folyamata, előzményei.
          o Felhasználóhoz kapcsolódva alkalmas a teljesítmény lekérdezésére.
Telemarketing tevékenység:
          o Cégadatbázis létrehozása, karbantartása.
          o Cég eseménytörténet kiszolgálása.
          o Cégadatbázisból híváslisták képzése.
          o Telefonhívások rögzítése a hívott cég és a hívási eredmények tárolásával.
          o A telefonhívások folyamatának követése, újrahívási feladatok tárolása, napi feladatlistában való megjelenítése. (kapcsolódás a naptárhoz)
          o Hívás közbeni események kezelése (vonalmegszakadás, telefonletétel).
          o Partneri alkalmasság felmérése, relevancia kérdőív kitöltésének támogatása.
          o Személyes találkozók rögzítése az üzletkötők számára (a kapcsolatot a naptár biztosítja).
Üzletkötői tevékenység:
          o Cégadatbázis karbantartása.
          o Cég eseménytörténet kiszolgálása
          o Személyes találkozók adatainak és eredményének tárolása.
          o A találkozók folyamatának követése, feladatok tárolása, napi feladatlistában való megjelenítése. (kapcsolódás a naptárhoz)
          o Üzletkötői telefonhívások kezelése, napi feladatlistában való megjelenítése. (kapcsolódás a naptárhoz)
          o Szerződött partner adatainak átadása az ICTMS-be.
Naptár:
          o Az üzletkötői és telemarketing tevékenységhez kapcsolódva közös használatú időpont egyeztető feladatot lát el. A naptár a felelős a feladatlisták tárolásáért is.
Jelentéskezelés:
          o A sales tevékenység vezetői értékeléséhez szükséges statisztikák előállítása.

5.2. Integráció

A rendszerrel való integráció az alábbi logikai pontokon valósul meg:
Közös jogosultsági rendszer és azonos felhasználói felület:
          o Az ICTMS-ben eddig nem létező felhasználók (telemarketing, üzletkötők) felvétele a felhasználó adatbázisba.
          o Az ICTMS-hez jelenleg is hozzáféréssel rendelkező, a sales modult is kezelő felhasználók (irodavezető, ügyvezető) menürendszerének kibővítése a sales modul kapcsolódó menüpontjaival.
Szerződött partner adatainak átadása.

5.3. Jogosultsági rendszer

A sales modulhoz alábbi jogosultságokkal lehet hozzáférni alapesetben:

5.4. Menürendszer

5.5.    Azonos felhasználói felület és közös jogosultsági rendszer
A fenti funkciók a jelenlegi felhasználói felületbe kerülnek beépítésre. Az ICTMS felhasználói az új modul funkcióit a következő módokon érhetik el:
Ügyvezető: új menüpontok (kékkel):
          o Ügyfelek karbantartása >>
          o Rögzítésre váró ügyfelek
Sales >>
              o  Naptár
              o Jelentések >>
                    + Sales tevékenység havi jelentés
                    + J2
                    + J3
Jelentések >>
              o J1
              o J2
              o J3
Irodavezető: új menüpontok (kékkel):
          o Ügyfelek karbantartása >>
                + Rögzítésre váró ügyfelek
Üzletkötő: ez a felhasználó eddig nem bírt valós hozzáféréssel, minden menüpontja új:
          o Kilépés
          o Feladatok
          o Naptár
          o Sales ügyfélkezelés
Telemarketing: eddig ilyen felhasználó nem létezett a rendszerben, fel kell venni ezt az új jogosultságot, minden menüpontja új:
          o Kilépés
          o Feladatok
          o Naptár
          o Telemarketing műveletek
          o Lezárt megkeresések

5.6. Sales eredmények átadása a rendszernek

Amennyiben az üzletkötő szerződéskötési fázisba jut, úgy az ügyfél bekerül a jelenlegi ICTMS rendszer Rögzítésre váró ügyfelek menüpontjába, mely az ügyvezető és az irodavezető számára hozzáférhető. Az ügyfél rögzítése ebből a menüpontból történhet.

5.7. Rendszermodell

Ebben a fejezetben kerülnek kifejtésre a rendszer alapelvei. Ezek értelmezése a specifikáció teljes átolvasása után kap értelmet, pontosabban a funkcionális specifikációnál nyer jelentőséget. Az alapelvek tisztázása a fejlesztési munka során kiemelt fontosságú, hogy a funkcionális specifikációba leírtak értelmezhetőségéből származó esetleges rendszeren belüli illogikus, vagy

5.8. Általános érvényű funkcionális elvek

A szoftver ciklikus folyamatokkal dolgozik zárt rendszerben, mely folyamatoknak két kilépési pontja lehet:

A folyamatok összetett logikai algoritmusokra épülnek, ezért a fejlesztés átláthatósága és a funkcionális specifikáció elkészítése céljából szükséges a keretdefiníciók és folyamatdimenziók általános rögzítése szabályok alkalmazásával.

Minden megkeresés az alábbi fázisokon megy keresztül:

Minden fázist egy döntési pont zár le és választ el a következő fázistól. A döntési pontnak két kimenete lehet:

Megkeresés lezárása
További teendő, melynek meghatározásához az alábbiakat kell rögzíteni a felhasználónak:
          o Teendő típusa:
                + Hívás (főleg a telemarketingeseknek, de nem kizárt, hogy üzletkötőnek)
                + Személyes találkozó (csak üzletkötő)
          o Teendőre kijelölt személy: akinek a további teendő elvégzését delegáljuk. Itt egy legördülő boxban jelennek meg a telemarketing és üzletkötő jogosultságú felhasználók. Az alapértelmezett érték: magamnak. Tehát, ha nem választ más munkatársat, akkor a feladatot magának adja ki újból.
          o Ütemezett időpont: Az időpont, amikor a teendő végrehajtandó (pl.: személyes találkozó időpontja, stb.). Az időpont lehet:
                + Folyamatos: nincs konkrét időpont, a feladat nem évül el, mindig aktuális napi teendő (pl. foglalt szám esetén) (ld. Később).
                + Időpont: Év-Hónap-Nap Óra:Perc meghatározása.
Amennyiben döntési pont kimenete További teendő (tehát nem kerül lezárásra a megkeresés), úgy az adott folyamat:
•    visszautalható ugyanabba a fázisba
•    átléptethető a következő fázisba
Ennek módját lásd később.

A folyamat egyirányú, korábbi fázisba való visszaléptetésre nincs lehetőség, legfeljebb ugyanabba!

Egy adott fázisban végtelen számú döntési pont lehet, azaz korlátlan alkalommal lehet visszautalni ugyanabba a fázisba (pl. a kapcsolatteremtés fázisában 25-ször foglalt a szám, és mindig További teendő az újrahívás).

5.9. Telemarketing felhasználó funkcionális specifikációja

Telemarketinges hozzáféréssel az alábbi funkciók érhetők el:

5.10. Feladatok

5.10.1. Feladatlista

Az egyes feladatok az alábbi szerkezetben jelennek meg:


A feladat típusa a feladat rögzítésekor kerül meghatározásra. Ez lehet ciklikus folyamat is a feladat újra meg újra visszacsatolásával. Ezt a feladattörténet rögzíti (ld. Később), de itt csak a legutóbbi típus kerül megjelenítésre.

A feladat típusa mögött dőlt betűkkel a következő megjegyzés szerepelhet:

Az egyes feladat újrarendelésekkor lehetőség van megjegyzések tételére, mely megjegyzések a feladattörténettel együtt gyűjtésre kerülnek az egyes műveletekhez. (ld. Később) Itt csak a legutóbbi megjegyzés jelenik meg, mely a feladat legutolsó műveletéhez kötődik.

A feladatok végrehajtási időpont alapján kerülnek csoportosításra:

Ezek alapján a kezelőfelület mintája:



A cégnévre kattintva jutunk el a teljes feladatlaphoz.
5.10.2.1. A feladatlap tartalmazza a Megkeresés eddigi összes adatait:

Cégadatok (melyeket beviteli mezőben jelenít meg rendszer az azonnali módosítás lehetőségét megteremtve. (ld. Vezérlőelemeket)
          o Cégnév
          o Kontaktszemély 1 neve
          o Kontaktszemély 1 beosztása
          o Kontaktszemély 1 telefonszáma
          o Kontaktszemély 1 e-mail címe
          o Kontaktszemély 2 neve
          o Kontaktszemély 2 beosztása
          o Kontaktszemély 2 telefonszáma
          o Kontaktszemély 2 e-mail címe
          o Kontaktszemély 3 neve
          o Kontaktszemély 3 beosztása
          o Kontaktszemély 3 telefonszáma
          o Kontaktszemély 3 e-mail címe
          o További elérhetőségek
Feladattörténet: A feladatok többször ciklikusan visszakerülhetnek hívási feladathoz (ld. Folyamatmodell) Minden visszautaláskor a feladathoz letároljuk a visszautalás okát (ld. Később) és az ahhoz tartozó megjegyzést. Megjegyzéseket az egyes műveleteknél tehet a felhasználó, mellyel saját, vagy munkatársa munkáját és feladatátlátását támogatja. A visszautalásokat és a megjegyzéseket így minden feladathoz egy kereszttáblába gyűjtjük.

5.10.2.2. A megkeresés adatai alatt találhatók a kapcsolódó vezérlő elemek:

Cégadatok módosítása: Korábban jeleztük, hogy a cégadatok beviteli mezőben jelennek meg. Amennyiben azokban változtatunk, a módosítást e gomb megnyomásával érvényesíthetjük. A vezérlő megnyomására a rendszer a beviteli mezők tartalmát lementi, felülírva az eddigi adatokat, majd újra ugyanezt az oldalt adja vissza (az adott feladatlapot) a lap tetején a következő felirattal: Adatok módosítása sikeresen elmentve!
Hívás: Hívás kezdeményezése, melynek hatására a felhasználó átkerül a Telemarketing műveletek oldalra a kiválasztott feladatlapnak megfelelő hívásprofillal (ld. Később).
Feladat módosítás: A feladatot a felhasználó módosíthatja, elhalaszthatja, vagy átadhatja egy munkatársának. Ehhez ki kell töltenie a gomb feletti mezőket:
          o Feladat típusa: itt újradefiniálhatja a feladat típusát.
          o Végrehajtás időpontja: itt rögzítheti a feladat új időpontját.
          o Átadás: itt legördülő menüből kiválaszthatja, hogy mely munkatársnak kívánja átadni a feladatot. A legördülő menüben az aktív telemarketing jogosultságú felhasználók listája jelenik meg, alapértelmezett elem a jelenlegi felhasználó. Ha tehát itt ezt a beállítást nem módosítja, úgy halasztásról beszélünk (önmagának ütemez át új időpontba), ha kiválaszt egy munkatársat, akkor átadás valósul meg (egy munkatársnak adja át a feladatot a megadott időpontra).
          o Megjegyzés: A halasztás/átadás művelete feladat újrarendelésnek számít, így van lehetőség megjegyzés tételére, mely a felhasználót, vagy átadás esetén annak munkatársát tájékoztatja a feladatról.

A művelet hatására az alábbi folyamatok játszódnak le:

5.11. Feladatok áttekintése

Az ICTMS v3.0 rendszerbe egy globális naptárrendszer kerül lefejlesztésre. A fejlesztési feladatok az alábbi lépésekre oszthatók:

6. Naptármodul kialakítása

6.1. Bejegyzések adatmezői

A naptármodul 4 típusú bejegyzést képes kezelni:

Hívás: Csak a sales modul folyamataiban résztvevő speciális bejegyzés, mely a jelenlegi sales modul folyamatit támogatja. Speciális tulajdonságai a teljes naptárrendszerre vonatkozóan:
          o Csak telemarketing user rögzíthet.
          o Csak telemarketing user módosíthat.
          o Csak telemarketing user törölhet.
          o Csak telemarketing hozzáféréssel látható.
Találkozó: Csak a sales modul folyamataiban résztvevő speciális bejegyzés, mely a jelenlegi sales modul folyamatit támogatja. Speciális tulajdonságai a teljes naptárrendszerre vonatkozóan:
          o Csak telemarketing és üzletkötő user rögzíthet.
          o Csak üzletkötő user módosíthat.
          o Csak üzletkötő user törölhet.
          o Bármely user láthatja, akinek joga van üzletkötő naptárhoz.
          o Időbeli kiterjedése van (kezdés-befejezés), ütközhet más találkozóval vagy eseménnyel. Felvitelekor ezért szükséges ütközésvizsgálat.
Feladat: Globális bejegyzés típus, ahol a bejegyzést tevő visszajelzést kell kapjon a címzettől arra vonatkozóan, hogy a feladat el lett-e látva. Időbeli kiterjedése nincs, tehát ütközni nem tud. Egy határidő jellemzi, bejegyzésekor nem kell ütközéseket vizsgálni.
Esemény: Globális bejegyzés típus, egyirányú bejegyzés, nincs végrehajtásról visszajelzés. Időbeli kiterjedése van (kezdés-befejezés), ütközhet más eseménnyel vagy találkozóval. Felvitelekor ezért szükséges ütközésvizsgálat.

A naptár által kezelt adatok köre és a kezelés módja bejegyzés típusonként különbözik:

A naptárbejegyzések megtekintésekor mindig ott van egy Ütköző esemény ikon, vagy megjegyzés, ha ütközik.
Ütközni csak találkozó és esemény típusú bejegyzések tudnak, ezeknek van időbeli kiterjedésük: kezdetük és végük.

6.2. Alapvető működési elvek

6.2.1. Címzési és rálátási jogok

Ha egy user írhat egy másik user naptárába, akkor láthatja is a naptárát. A megtekintés és módosítás jog együtt jár. Erre egy dinamikus rendszer kell, a jogokat lehessen adminolni. Egy mártixban vannak userek, ahol pipával jelölhető, hogy jogosult-e látni az adott jogosultságú csoportot.

6.2.2. Ütköző bejegyzések

Ha másnak jegyzünk be, figyelmeztet az ütközésre, ha ennek ellenére bejegyez a bejegyző, akkor a bejegyzésről keletkező e-mail és üzenet tartalmazza az ütközésről szóló tájékoztatást.

Saját magamnak bejegyzéskor figyelmeztet a rendszer egy alerttel, de mivel ilyenkor nem küld üzenetet/e-mailt a cucc, ezért ilyen módon nincs figyelmeztetés.

6.2.3. Bejegyzés módosítása

Minden user csak a saját általa tett bejegyzéseket módosíthatja. Ha több címzettje van a bejegyzésének, akkor egyszerre tudja azokat módosítani mindenki irányában a master id segítségével a „Kiadott bejegyzéseim” menüpontban. Az egy munkatársnak tett bejegyzést természetesen módosíthatja ott, annak naptárában. A módosításról üzenet/email tájékoztat minden címzettet.

6.2.4. Feladat típusú bejegyzés működése

A feladatoknál fontos, hogy végrehajtási visszajelzést kell adnia a címzettnek. Ha azt bonyolult a naptárban megtenni, akkor a visszajelzés adásra használjuk a feladatlistát. Minden esetben a rendszer üzenetet/emailt generál, ha valakinél nem végrehajtott feladat van a határidő időpontja után.

A feladatoknak nincs időbeli kiterjedésük, határidejük van. Az emlékeztető küldése ehhez az időponthoz kapcsolódik.

6.2.5. Csoportos bejegyzés

Van lehetőség egyszerre több usernek is ugyanazt a feladatot bejegyezni a Csoportnaptár és a Csoportnaptár lista nézet menüpontokban. Ilyenkor annyi bejegyzés keletkezik, ahány címzett van. Minden adat egyezik e bejegyzésekben kivétel:

A csoportos bejegyzéseket a master_ID kapcsolja össze. Módosítani csak együtt lehet az ilyen bejegyzéseket a Kiírt bejegyzéseim menüpontban. Törölni az egyes userektől lehet őket.

6.2.6. Emlékeztetők

A lejárt határidejű feladatokon túl a rendszer emlékeztetőt is küld a bejegyzésükről esedékességük előtt 24 órával. Az esedékesség időpontja az egyes típusoknál:

7.  ICTMS ajánlati díja*

*A szoftver felhasználó számtól függetlenül kerül esetükben átadásra, minden esetben egy komplex szoftverként számlázunk az ICTMS-t, a modulok árai az ajánlat megértését és feldolgozását segítik.



8. Vállalási határidő

Az ICTMS rendszer szállítási időszükséglete 120 nap

 

Tájékoztatjuk a tisztelt érdeklődőket, hogy cégünk nyitott barter együttműködésekre is. Kérjük, amennyiben ilyen igénye van, ajánlatkérése mellett néhány mondatban mutassa be cégét, hogy felmérhessük, milyen egyedi barter-ajánlatot tudunk kínálni az Ön részére! Az érdeklődéseket a 06-1/33-44-279-es központi telefonszámon várjuk.